Склад

Виртуальный склад ИС ЭСФ: как вести остатки и не останавливать отгрузки

Автор: Ачо Сванидзе, сооснователь Caucasus ERPОпубликовано 23 октября 20269 мин чтения

Коротко

С 1 января 2026 года ЭСФ через «Виртуальный склад» выписывают по товарам из перечня, утверждённого приказом и.о. министра финансов № 661 от 31.10.2025 (основание: пп. 10 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса); с 1 декабря 2026 года перечень расширяется приказом № 656.
Остаток в модуле появляется только из документа: ДТ или ФНО 328.00 при импорте, подтверждённой входящей СНТ или ЭСФ, форм «Остатки», «Производство», «Увеличение остатков».
Отгрузить товар больше, чем числится в модуле, нельзя: ЭСФ и СНТ на такой товар не оформятся, а товар по неподтверждённой СНТ остаётся в резерве у отправителя.
Списание, внутреннее перемещение, конвертацию единиц измерения и пересортицу отражают отдельными формами модуля; их нужно оформлять одновременно с движением в учёте, а не раз в квартал.
В Odoo нет стандартного коннектора к ИС ЭСФ и «Виртуальному складу»: сопоставление складских операций Odoo с формами модуля Caucasus ERP проектирует и настраивает при внедрении.

Две колонки остатков, склад в учётной системе и «Виртуальный склад» ИС ЭСФ, между ними стрелки сверки и значок предупреждения на строке с расхождением

Почему остатки на «Виртуальном складе» останавливают отгрузки

«Виртуальный склад» (ВС) представляет собой модуль ИС ЭСФ, в котором учитываются ваши остатки по товарам из специального перечня. Если товара нет в модуле или его там меньше, чем вы отгружаете, ИС ЭСФ не даст оформить ни СНТ, ни ЭСФ на эту партию, и машина стоит у ворот. Поэтому работа с ВС сводится к одному: каждое движение товара в учётной системе должно иметь парный документ в модуле, а остатки нужно регулярно сверять.

О самой СНТ, перечне товаров для неё и сроках подтверждения мы писали в статье «СНТ в Казахстане в 2026 году». Здесь речь о ежедневной работе с остатками модуля.

Какие товары ведутся на ВС в 2026 году

Правовая основа изменилась вместе с Налоговым кодексом. Подпункт 10 пункта 1 статьи 208 обязывает неплательщика НДС выписывать ЭСФ, когда он продаёт товары, поступившие к нему и учтённые в модуле «Виртуальный склад» (пункт 3 статьи исключает продажу физическим лицам для личного потребления и субъектам микропредпринимательства). Сам перечень утверждён приказом и.о. министра финансов № 661 от 31 октября 2025 года. Приказ действует с 1 января 2026 года, и по указанным в нём товарам ЭСФ выписываются посредством модуля «Виртуальный склад». Плательщики НДС выписывают ЭСФ в общем порядке по статье 207, а по товарам, учтённым на ВС, ЭСФ всё равно привязан к остаткам модуля.

В перечне 353 позиции. Основные группы:

этиловый спирт, алкогольная продукция, вино, пиво;
нефтепродукты, битум, кокс, сжиженный нефтяной газ, биотопливо;
прекурсоры и химические вещества (кислоты, растворители, эфиры, кетоны, алкалоиды);
холодильное оборудование и тепловые насосы;
прослеживаемые товары.

Перечень меняется. Приказом № 656 от 29 сентября 2026 года в приказ № 661 внесены поправки: с 1 декабря 2026 года в него входят товары, на которые установлен минимальный уровень цен (перечень по приказу № 658), и отдельная сельхозпродукция по кодам ТН ВЭД 1701991001, 1701991009, 1701999001 и 2102103100. Кроме того, приказ № 656 убирает коды ТН ВЭД из текста перечня и заменяет их ссылками на акты, где эти коды указаны. Если вы торгуете сахаром или дрожжами, проверьте коды до декабря.

Вывод для учёта простой: признак «ведётся на ВС» должен стоять в карточке товара, а не в голове у бухгалтера. Товары вне перечня в модуле не учитываются, и для них остаётся обычный ЭСФ.

Откуда берутся остатки в модуле

Товар не появляется на ВС сам по себе. Каждая строка остатка имеет источник, и именно по нему потом ищут проблемы.

Как товар пришёл	Документ, который создаёт остаток	На что смотреть
Импорт из третьих стран	Декларация на товары (ДТ)	Номер ДТ и номер товарной позиции
Импорт из ЕАЭС	СНТ на ввоз и ФНО 328.00	Номер, код ТН ВЭД и наименование должны совпадать
Покупка у казахстанского поставщика	Входящая СНТ (после подтверждения) или ЭСФ поставщика	Пока вы не подтвердили СНТ, товар не ваш
Собственное производство	Форма «Производство»	Сырьё списывается отдельной формой
Остатки на дату перехода, излишки	Формы «Остатки» и «Увеличение остатков»	Признак происхождения и подтверждающие документы

У каждой строки есть признак происхождения: код 1 и 2 для импорта (входит или не входит в перечень изъятий ВТО), 3 и 4 для отечественного товара, 5 для прочих случаев. Код 5 удобен, когда документов нет, но, по оценке Mybuh.kz, именно он привлекает внимание проверяющих. Пользоваться им как способом «закрыть дыру» не стоит.

Остатки вводят отдельной формой по каждому складу, на текущую дату. Отдельного срока для ввода КГД не устанавливал, но остаток по товару должен быть введён до его первой отгрузки. Если склад в модуле один, а физических складов три, начинаются ошибки с подстановкой склада в СНТ, поэтому структуру складов ВС лучше повторить один к одному со структурой в учётной системе. По руководству пользователя ИС ЭСФ первый склад организации обязательно получает признаки «Приоритетный» и «Публичный» (руководство 2022 года, интерфейс мог измениться).

Почему не выписывается ЭСФ или СНТ: частые причины

Поступление не оприходовано. Поставщик оформил СНТ, а вы её не подтвердили. На ВС товар появится только после подтверждения, срок у получателя 10 календарных дней с регистрации СНТ, а при доставке транспортом 20 рабочих дней.
Товар в резерве. Под отгрузку уже оформлена СНТ, получатель её не подтвердил, и количество заблокировано у отправителя. При отклонении или отзыве СНТ резерв снимается.
Товар числится на другом складе модуля. Нужна форма «Внутреннее перемещение», иначе СНТ с нужного склада не оформится.
Не та единица измерения. Остаток в тоннах, а отгрузка в литрах; остаток в литрах спирта, а продажа в бутылках. Такие расхождения исправляет «Детализация» с видом «Конвертация между разными единицами измерения».
Пересортица. Принят один артикул, отгружается другой. Это тоже «Детализация», вид «Пересортица».
Данные не совпадают. Наименование или код ТН ВЭД не совпадают с ДТ или ФНО 328.00, сертификат СТ-KZ истёк или аннулирован, нет кода товара из НКТ. Про коды NTIN и их запись в остатки ВС подробно в статье о Национальном каталоге товаров.
Розница уже продала, а ВС не списан. Если включено списание по чекам онлайн-ККМ, система, согласно руководству пользователя ИС ЭСФ, списывает товар на 16-й календарный день после продажи и только по чекам с GTIN, кодом маркировки или идентификатором товара ВС (интерфейс и условия могли измениться, сверяйтесь с текущей версией портала). Чек без кода ничего не спишет.

Переработка, производство и сборка

Для производителей самая частая ошибка: продукция оприходована формой «Производство», а сырьё так и висит на ВС. Через полгода остаток сырья в модуле больше, чем было куплено реально, а готовой продукции не хватает, потому что её оприходовали по плановым нормам. Решение организационное: на каждый производственный заказ два документа в модуле, оприходование продукции и списание израсходованного сырья с соответствующей причиной.

Для сборки и разборки (например, товар, ввезённый из ЕАЭС в разобранном виде) есть «Детализация» с видами «Комплектация» и «Разукомплектация». Исходные позиции списываются, полученная оприходуется: по руководству пользователя ИС ЭСФ исходные товары указывают в разделе E1, полученные в разделе E2, а расхождение сумм из-за округления можно скорректировать в пределах ±200 тенге. Руководство выпущено в 2022 году, интерфейс мог измениться.

Списание, инвентаризация и исправление ошибок

Исходную форму в модуле не правят. Исправление всегда делается новой формой:

Недостача, порча, утрата, собственные нужды. Форма «Списание» с причиной и номером внутреннего акта. Списывайте тем же днём, что и в учёте: разница между полкой и модулем со стороны выглядит как продажа без документов.
Излишек по инвентаризации. «Увеличение остатков», новой строкой с новым ID товара.
Ошибочный ввод. «Списание» с причиной об ошибке ввода, затем правильный ввод.
Товар выпал из перечня. Электронный документ ВС с типом «Списание товаров, не подлежащих учёту на ВС». Нужна ли после этого СНТ, зависит уже от перечня товаров для СНТ, его проверяют отдельно.
Отмена формы. Возможна из журнала с указанием причины, но только пока товар ещё на остатках.

Для сверки в модуле есть оборотно-сальдовая ведомость по ВС: приход и расход по видам документов (ДТ, СНТ, ЭСФ, формы ВС, чеки ККМ), сальдо на начало и конец периода. По руководству пользователя ИС ЭСФ ведомость формируется за один календарный месяц и выгружается в XLSX, PDF или CSV; интерфейс мог измениться.

Чек-лист ежемесячной сверки ERP и ВС

Выгрузить ОСВ по ВС за месяц и отчёт по остаткам из учётной системы на ту же дату.
Сравнить по каждому складу и коду товара, а не общей суммой.
Отдельно проверить входящие СНТ в статусе ожидания подтверждения.
Проверить исходящие СНТ, по которым товар висит в резерве.
Найти производственные заказы без списания сырья в модуле.
Найти списания и инвентаризации в учёте без формы ВС.
Проверить товары без кода НКТ и с истёкшими сертификатами.
Записать каждое расхождение с причиной и ответственным.

Сроки и ответственность

Отдельного срока для большинства форм ВС правила не устанавливают, но на практике всё определяют сроки связанных документов: СНТ оформляется не позднее начала перемещения, реализации или отгрузки, ЭСФ не позднее 15 календарных дней после даты оборота (п. 1 ст. 493 Налогового кодекса), а отклонённую СНТ, по которой уже выписан ЭСФ, нужно исправить не позднее 3 рабочих дней после отклонения. Если остаток не введён к моменту отгрузки, вы нарушите срок СНТ, а дальше и срок ЭСФ, потому что на этот товар ИС ЭСФ документ не примет.

За нарушения по СНТ ответственность установлена статьёй 283-1 КоАП, за невыписку ЭСФ в срок статьёй 280-1. Размер штрафа зависит от категории бизнеса. Внутри компании полезно закрепить роли: кладовщик отвечает за физическое движение и акты, бухгалтер за формы ВС и подтверждение СНТ, а сверку подписывают оба.

Как это устроено в Odoo

В Odoo есть локализация для Казахстана l10n_kz (план счетов, налоговые шаблоны) и полноценный складской модуль: несколько складов и локаций, единицы измерения с пересчётом, партии и серийные номера, инвентаризация, списание (Scrap), производство в модуле MRP. Готового коннектора к ИС ЭСФ и «Виртуальному складу» в стандартном Odoo нет, поэтому сопоставление операций Odoo с формами модуля является частью проекта внедрения.

Типовая схема сопоставления, с которой Caucasus ERP начинает проектирование обмена для компаний в Казахстане:

Операция в Odoo	Форма или документ в ИС ЭСФ
Приёмка от поставщика	Подтверждение входящей СНТ, сопоставление с ЭСФ
Внутреннее перемещение между складами	«Внутреннее перемещение»
Отгрузка покупателю	СНТ на реализацию, затем ЭСФ
Производственный заказ	«Производство» плюс списание сырья
Списание (Scrap)	«Списание» с причиной
Инвентаризация с излишком	«Увеличение остатков»
Перепаковка, смена единицы измерения	«Детализация»

Отдельно решаем, где хранить идентификатор товара ВС и признак происхождения: на уровне партии или в собственной таблице соответствий. В рамках проекта можно настроить проверку остатка в модуле перед отгрузкой и автоматическую сборку ежемесячного отчёта сверки. Как связаны ЭСФ и учётная система в целом, описано в статье «ЭСФ в Казахстане в 2026 году».

Ограничения

Интеграция с ВС оправдана не всегда. Если у вас один склад, несколько позиций из перечня и десяток отгрузок в месяц, ручная работа на портале обойдётся дешевле разработки и поддержки обмена. Автоматизация не исправит грязные исходные данные: если остатки в модуле уже разошлись с реальностью, сначала нужна инвентаризация и ручная чистка формами ВС, и только потом подключение. Наконец, перечень товаров и форматы ИС ЭСФ регулярно меняются (ближайшее изменение перечня вступает в силу 1 декабря 2026 года), поэтому интеграция требует постоянного сопровождения, а не разовой настройки.

Если хотите оценить, сколько операций у вас можно связать с ВС автоматически, напишите нам.

FAQ

Какие товары нужно вести на «Виртуальном складе» в 2026 году?

Товары из перечня по приказу № 661 от 31.10.2025: этиловый спирт и алкогольная продукция, отдельные нефтепродукты и сжиженный газ, биотопливо, прекурсоры и ряд химических веществ, холодильное оборудование и другие позиции, всего 353 позиции. С 1 декабря 2026 года к ним добавляются товары с минимальным уровнем цен и отдельная сельхозпродукция. Проверяйте свой код ТН ВЭД по действующей редакции приказа.

Почему ИС ЭСФ не даёт выписать ЭСФ или СНТ на товар?

Чаще всего товара нет на остатках модуля в нужном количестве: поступление не оприходовано, входящая СНТ не подтверждена, часть остатка зарезервирована под другую СНТ или товар числится на другом виртуальном складе. Вторая группа причин связана с данными: другая единица измерения, другой код ТН ВЭД или наименование, истёкший сертификат СТ-KZ.

Как исправить ошибку в остатках «Виртуального склада»?

Исходную форму редактировать нельзя. Недостачу или лишний остаток списывают формой «Списание» с причиной, излишек или недооприходованный товар добавляют формой «Увеличение остатков», а ошибки в единице измерения или пересортицу исправляют формой «Детализация». Форму можно отменить из журнала, только пока товар ещё на остатках.

Нужно ли неплательщику НДС работать с «Виртуальным складом»?

Да, если он продаёт товары, которые поступили к нему и учтены в модуле. Подпункт 10 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса обязывает неплательщика НДС выписывать ЭСФ при такой реализации, а ЭСФ по товарам из перечня выписывается через «Виртуальный склад». Пункт 3 той же статьи делает исключение для продажи физическим лицам для личного потребления и субъектам микропредпринимательства.

Может ли Odoo вести «Виртуальный склад» автоматически?

Из коробки нет: стандартный Odoo с локализацией l10n_kz не обменивается данными с ИС ЭСФ. Складской учёт в Odoo (склады, единицы измерения, инвентаризация, списание, производство) даёт все исходные данные, а интеграцию и правила сопоставления операций с формами модуля Caucasus ERP делает при внедрении.

Источники

Подробнее о внедрении: решения Odoo по отраслям · переход с 1С на Odoo

Гид: что такое CRM-система простыми словами

Нужна консультация по Odoo?

Написать в WhatsApp

Обсудим Odoo для вашего бизнеса?

Бесплатная консультация специалиста
Демо Odoo на ваших процессах
Ответ в течение одного рабочего дня