ЭСФ в Казахстане в 2026 году: кто выписывает, сроки, новые правила и связь с учётной системой

Электронный счёт-фактура (ЭСФ) является главным документом, по которому налоговая видит ваши продажи и по которому покупатель принимает НДС в зачёт. В 2026 году правила заметно изменились: вступил в силу новый Налоговый кодекс, утверждены новые правила выписки ЭСФ, а в октябре к ним добавились поправки. Ниже рассказываем, что важно знать бухгалтеру и руководителю и как организовать работу с ЭСФ, если учёт ведётся в учётной системе.

Что такое ЭСФ и где его выписывают

ЭСФ представляет собой счёт-фактуру в электронной форме, который выписывается, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) и хранится в информационной системе электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) Комитета государственных доходов. По общему правилу плательщики НДС выписывают счёт-фактуру только в электронной форме; бумажный документ допускается лишь в исключительных случаях, перечисленных в Налоговом кодексе (например, при недоступности ИС ЭСФ), и затем его всё равно вносят в систему.

Работать с ИС ЭСФ можно тремя способами:

1. Вручную на портале esf.gov.kz: подходит, если документов немного.
2. Импортом файлов из учётной системы: документы готовятся в программе и загружаются пакетом.
3. Через API: учётная система сама отправляет ЭСФ и получает входящие документы и статусы. При большом объёме продаж это самый удобный вариант.

Кто обязан выписывать ЭСФ в 2026 году

Обязанность закреплена в Налоговом кодексе РК, действующем с 1 января 2026 года.

Плательщики НДС выписывают ЭСФ при реализации товаров, работ и услуг (статья 491). Исключениями являются продажи, по которым выдан кассовый чек или подтверждение оплаты через мобильное приложение, продажи физическим лицам с оплатой электронными деньгами или по безналичному расчёту, услуги связи и коммунальные услуги, оплаченные через банк, и ряд других случаев, перечисленных в кодексе.

Неплательщики НДС выписывают ЭСФ в отдельных случаях (статья 208). Среди них:

• комиссионеры и экспедиторы;
• участники модуля «Виртуальный склад»;
• импортёры в установленных случаях;
• поставщики медицинских услуг и фармацевтической продукции;
• адвокатские конторы;
• таможенные представители;
• плательщики по специальному налоговому режиму на основе упрощённой декларации в установленных случаях.

Если вы не уверены, относится ли к вам обязанность, проверьте свою ситуацию по статьям 208 и 491 Налогового кодекса или уточните у бухгалтера: в 2026 году перечень неплательщиков НДС, обязанных выписывать ЭСФ, расширился в него вошли, например, плательщики на упрощённой декларации, поставщики медицинских услуг и фармацевтической продукции, адвокатские конторы.

Сроки выписки ЭСФ

Общее правило (статья 493 Налогового кодекса): ЭСФ выписывается не ранее даты оборота по реализации и не позднее 15 календарных дней после неё.

Для отдельных операций сроки отличаются: например, при экспорте товаров срок составляет до 20 календарных дней, по услугам нерезидентов срок составляет 5 календарных дней после уплаты НДС, а по коммунальным услугам, услугам связи и ряду длящихся договоров ЭСФ можно выписывать раз в месяц не позднее 20-го числа следующего месяца. Если у вас такие операции, сверьте сроки с действующей редакцией правил выписки ЭСФ, а в учётной системе настройте напоминания по каждому типу операций.

Что изменилось с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года действуют новый Налоговый кодекс и новые правила выписки ЭСФ, утверждённые приказом Министерства финансов № 629 от 28 октября 2025 года. Главные изменения:

1. Подтверждение исправленных, дополнительных и отзывных ЭСФ (статьи 499–501 Налогового кодекса). Если поставщик выписывает исправленный или дополнительный ЭСФ либо отзывает документ, получатель должен на это отреагировать:

• получатель, являющийся плательщиком НДС, обязан подтвердить или отклонить такой документ;
• получатель, не являющийся плательщиком НДС, вправе отклонить документ в течение 10 календарных дней со дня получения, иначе он считается подтверждённым автоматически.

В ИС ЭСФ появились статусы «В ожидании подтверждения получателя» и «В ожидании подтверждения отзыва получателя». На практике это значит, что исправить ошибку «одной кнопкой» больше нельзя: нужно договариваться с покупателем и следить за статусом.

2. Коды Национального каталога товаров (НКТ). В графе 21 «Код товара» ЭСФ указывается код из Национального каталога (nationalcatalog.kz): постоянный NTIN, временный XTIN или международный GTIN. Требование вводилось поэтапно: для импортёров и производителей до 1 марта 2026 года, для торговых сетей до 1 апреля, для малого и микробизнеса до 1 июля 2026 года. Справочник номенклатуры в учётной системе должен хранить этот код для каждой позиции.

3. Биометрическая идентификация. Если система управления рисками налоговой выявляет признаки риска, ЭСФ дополнительно удостоверяется биометрическими данными лица, которое его выписывает (пункт 6 статьи 492 Налогового кодекса).

4. Новый НДС. Основная ставка НДС с 2026 года составляет 16% (раньше 12%). Проверьте, что ставка в учётной системе, шаблонах документов и договорах обновлена, а переходящие сделки оформлены корректно.

Что меняется с 13 октября 2026 года

Приказом министра финансов № 646 от 28 сентября 2026 года в правила выписки ЭСФ внесены поправки, которые действуют с 13 октября 2026 года:

• в разделе E «Договор (контракт)», помимо обязательной строки 29 «Способ отправления», нужно заполнять и строку 28 «Способ расчёта»;
• уточнено, чьи реквизиты указываются при выписке ЭСФ по договорам о совместной деятельности и соглашениям о разделе продукции;
• для финансового лизинга в первом ЭСФ указываются количество и общая сумма лизинговых платежей, а в последующих только периодический платёж;
• обновлена терминология в соответствии с Цифровым кодексом: «цифровая система» вместо «информационной системы», «удостоверяется» вместо «подписывается».

Если ЭСФ формируются в вашей программе, проверьте, что поле «Способ расчёта» заполняется во всех шаблонах, иначе документы могут не соответствовать обновлённым правилам.

Что будет, если не выписать ЭСФ вовремя

За невыписку или выписку ЭСФ с нарушением сроков предусмотрена административная ответственность (статья 280-1 КоАП): при первом нарушении в течение года выносится предупреждение, при повторном назначается штраф, размер которого зависит от категории бизнеса. Для покупателя последствия не менее ощутимы: НДС по приобретённым товарам принимается в зачёт на основании ЭСФ, поэтому без документа поставщика покупатель теряет зачёт. Так что своевременная выписка ЭСФ важна и для отношений с покупателями.

Как связать ИС ЭСФ с учётной системой

Ручная перепечатка ЭСФ на портале является главным источником ошибок: неверная ставка, забытый код НКТ, пропущенный срок. Если в месяц у вас больше нескольких десятков документов, стоит формировать ЭСФ прямо из учётной системы. Вот что должна уметь такая связка:

1. Формировать ЭСФ из документа реализации без повторного ввода номенклатуры, цен и реквизитов.
2. Проверять реквизиты до отправки: БИН/ИИН покупателя, ставку НДС, код НКТ, единицу измерения, заполнение строк 28–29.
3. Получать статусы обратно («Доставлен», «Отклонён», «В ожидании подтверждения») и показывать бухгалтеру очередь документов, которые требуют действий.
4. Загружать входящие ЭСФ от поставщиков и сопоставлять их с поступлениями, чтобы НДС к зачёту совпадал с данными налоговой.
5. Сверять остатки с «Виртуальным складом», если вы его участник, и формировать сопроводительные накладные на товары (СНТ) для товаров из перечня.

Как это устроено в Odoo

В Odoo есть модуль локализации для Казахстана (план счетов и шаблоны налогов), а также отчёты «Бухгалтерский баланс» и «Отчёт о прибылях и убытках». Готового коннектора к ИС ЭСФ в стандартном Odoo нет, поэтому при внедрении мы настраиваем интеграцию отдельно:

• ЭСФ формируется из счёта клиента в Odoo и передаётся в ИС ЭСФ через API или файловый обмен: способ выбираем на этапе обследования;
• коды НКТ хранятся в карточке товара и автоматически попадают в документ;
• статусы и входящие ЭСФ возвращаются в Odoo, а бухгалтер видит список документов, которые нужно подтвердить или исправить;
• ставки НДС и налоговые позиции приводятся в соответствие с кодексом 2026 года.

Подробнее о том, как мы внедряем Odoo для компаний Казахстана, на странице Odoo в Казахстане.

Чек-лист бухгалтера на конец 2026 года

• Ставка НДС 16% настроена во всех шаблонах и договорах.
• У каждой товарной позиции есть код НКТ (NTIN, XTIN или GTIN).
• Шаблоны ЭСФ заполняют строку 28 «Способ расчёта» с 13 октября 2026 года.
• Назначен ответственный за подтверждение исправленных и отзывных ЭСФ от поставщиков.
• Есть контроль 15-дневного срока выписки по каждой реализации.
• Если вы участник «Виртуального склада»: остатки в учёте совпадают с остатками в модуле.

Источники

1. Правила выписки ЭСФ с 2026 года (обзор, приказ № 629)
2. KPMG Казахстан: выписка исправленного, дополнительного ЭСФ и отзыв ЭСФ
3. Кто обязан выписывать ЭСФ в 2026 году
4. Минфин обновит правила выписки ЭСФ (приказ № 646, с 13.10.2026)
5. Национальный каталог товаров 2026
6. Меморандум по поэтапному введению НКТ
7. ЭСФ по новому Налоговому кодексу: сроки, новые категории, биометрия
8. Ответственность за невыписку ЭСФ в 2026 году
9. Изменения в правилах ЭСФ (приказ № 646)
10. Портал ИС ЭСФ

Подробнее о внедрении: решения Odoo по отраслям · переход с 1С на Odoo