ERP-система: что это простыми словами и когда она действительно нужна бизнесу

ERP-система представляет собой одну программу с одной базой данных, в которой работают продажи, склад, закупки, производство, бухгалтерия и кадры. Заказ, введённый менеджером, сразу резервирует товар на складе, запускает закупку, превращается в отгрузку и счёт, а проводки получаются сами. Нужна она тогда, когда данные живут в нескольких программах и таблицах и ручная сверка между ними обходится дороже, чем переход на одну систему.

Дальше по порядку: откуда взялся термин, что на деле значит «единая база», чем ERP отличается от CRM и 1С:Бухгалтерии и как честно понять, пора вам или ещё нет.

Что означает ERP и откуда взялся термин

ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning, «планирование ресурсов предприятия». Название громоздкое, зато за ним стоит понятная история.

В середине 1960-х производственные компании начали считать на мейнфреймах потребность в материалах: сколько деталей и комплектующих купить под план выпуска, исходя из спецификации изделия. Это называли MRP (Material Requirements Planning). В начале 1980-х Оливер Уайт описал MRP II: к материалам добавились мощности, люди и себестоимость. В 1990 году Ли Уайли (T. Lee Wylie) из Gartner описал следующий шаг и назвал его ERP: система, которая выходит за пределы цеха и охватывает финансы, сбыт, кадры и снабжение.

Сегодня Gartner определяет ERP как интегрированный набор бизнес-приложений с общей моделью процессов и данных, покрывающий сквозные процессы в финансах, HR, дистрибуции, производстве, сервисе и цепочке поставок. Ключевые слова здесь: «общая модель данных». Всё остальное вторично.

Что такое «единая база» на примере одного заказа

Допустим, оптовая компания в Алматы или Ташкенте получает заявку на 200 коробок товара, которого на складе 120.

Как это часто выглядит без ERP. Менеджер принимает заявку в мессенджере, заносит в CRM или в свою таблицу. Остаток смотрит во вчерашней выгрузке из 1С или звонит кладовщику. Кладовщик говорит «есть 120», но не знает, что 50 из них вчера пообещал другой менеджер. Закупщику пишут в чат: «докупи 80», хотя на самом деле не хватает 130. Он заводит заказ поставщику в отдельном файле. Когда товар приходит и уходит клиенту, бухгалтер в 1С заново вводит реализацию, выставляет счёт и ЭСФ, а потом вручную сверяет оплату из банковской выписки. Одна и та же информация вводится три-четыре раза разными людьми, и каждый раз может появиться ошибка.

Как то же самое проходит в ERP:

1. Менеджер создаёт заказ клиента. Система показывает реальный свободный остаток: из 120 коробок 50 уже зарезервированы под чужой заказ, свободно 70.
2. Подтверждённый заказ резервирует эти 70 коробок. Другой менеджер уже не увидит их как свободные.
3. На недостающие 130 система предлагает (или сама создаёт по правилу пополнения) запрос поставщику.
4. Приход от поставщика автоматически привязывается к заказу, склад получает задание на отгрузку.
5. Отгрузка формирует счёт клиенту из того же заказа: цены, скидки и реквизиты уже там.
6. Банковская выписка загружается, оплата сопоставляется со счётом.
7. Проводки по выручке, себестоимости, НДС и дебиторке возникают из этих документов, а не вводятся бухгалтером.

Руководитель в любой момент видит, на каком шаге заказ, сколько денег в дебиторке и какая маржа по сделке. Отчёт для этого никто не собирает: все шаги и так лежат в одной базе.

Из каких модулей состоит ERP

Набор модулей у разных систем отличается, но базовый состав похож:

Внедрять всё сразу не обязательно. Как выбрать систему под ваш набор процессов, мы разобрали отдельно в статье «Как выбрать ERP-систему», здесь повторять критерии не будем.

ERP, CRM, учётная программа и WMS: в чём разница

Путаница чаще всего возникает именно здесь. Короткая схема:

Учётная программа фиксирует то, что уже произошло. ERP управляет тем, что происходит, и учёт получается как следствие. Если хочется подробнее про CRM как отдельный класс систем, есть материал «Что такое CRM».

Отдельно про 1С: у неё есть собственная ERP. «1С:ERP Управление предприятием 2» фирма позиционирует как решение для крупного и среднего бизнеса: финансы и бюджетирование, казначейство, международный финансовый учёт, производство, ремонты. Для Казахстана выпускается отдельная редакция «1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана». Так что фраза «у нас 1С» ещё ничего не говорит о том, есть ли у вас ERP: нередко за ней стоят «Бухгалтерия» или «Управление торговлей» плюс таблицы вокруг.

Признаки, что ERP нужна уже сейчас

• Остатки в учётной программе и на складе регулярно не совпадают, и никто не может быстро сказать почему.
• Менеджеры продают товар, который уже обещан другому клиенту.
• Чтобы узнать маржу по клиенту или по товару, финансист собирает таблицу из трёх выгрузок, и это занимает дни.
• Закупки делаются «на глаз» или по звонку со склада, а не по фактической потребности.
• Закрытие месяца растягивается, потому что бухгалтерия ждёт документы от других отделов и перебивает их вручную.
• Вы открываете второй склад, филиал или юрлицо в соседней стране, и текущая связка программ не выдерживает.
• Знания о процессах живут в головах двух-трёх ключевых сотрудников и уходят вместе с ними.

Когда ERP пока не нужна

Честно: компании из пяти человек с одним складом, сотней позиций и понятным потоком документов ERP может принести больше хлопот, чем пользы. Внедрение требует времени ключевых людей, дисциплины ввода данных и денег на настройку и поддержку. Если учёт у вас сходится, сверка занимает час, а не неделю, и вы не планируете расти по складам или юрлицам в ближайший год, хватит учётной программы и, возможно, простой CRM.

Ещё один случай, когда ERP не спасёт: процессов как таковых нет, каждый заказ проводится «как договорились». ERP закрепляет процесс. Если его нет, система либо заставит его придумать (это полезно, но больно), либо превратится в дорогую базу контрагентов.

Где работает ERP и из чего складывается стоимость

ERP либо работает в облаке вендора по подписке, и тогда обновления, резервные копии и безопасность на стороне поставщика, либо стоит на вашем сервере или в частном облаке. Во втором случае свободы в доработках больше, но администрирование ложится на вас или на партнёра. У облака бывают ограничения: например, Odoo Online несовместим с нестандартными модулями, поэтому для собственных доработок нужен Odoo.sh или свой сервер.

Конкретных цифр мы здесь не приводим: они зависят от системы, числа пользователей и объёма доработок. Но структура затрат у всех похожа:

1. Лицензии или подписка на пользователей.
2. Хостинг (в облаке часто включён в подписку).
3. Внедрение: анализ процессов, настройка, перенос данных, обучение.
4. Доработки и интеграции, в нашем регионе прежде всего с государственными системами.
5. Поддержка и обновление версий после запуска.

Чаще всего недооценивают третий и четвёртый пункты. Подробно про этапы запуска рассказано в статье «Внедрение ERP-системы».

Какие ERP-системы встречаются в регионе

Ниже только то, что вендоры пишут о себе, без рейтингов.

• SAP. Основная линейка у неё SAP S/4HANA; для малого и среднего бизнеса SAP отдельно предлагает SAP Business One.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central. По данным Microsoft Learn, облачная версия доступна в Казахстане, Узбекистане, Азербайджане и Грузии. Локализацию для этих стран Microsoft не выпускает, её делают партнёры и публикуют в виде приложений в Marketplace.
• Oracle NetSuite. Облачная ERP: финансы, запасы, обработка заказов, закупки; для групп компаний в нескольких странах есть NetSuite OneWorld.
• 1С:ERP. ERP-система фирмы «1С» для крупного и среднего бизнеса, есть редакция для Казахстана. Тем, кто уже работает на 1С, знакомы её интерфейс и логика учёта.
• Odoo. Модульная система от Odoo S.A. с open-source редакцией Community и лицензируемой Enterprise; развёртывание в Odoo Online, Odoo.sh или на своём сервере. Мы партнёры Odoo, так что делайте поправку на нашу точку зрения.

Самое сложное в нашем регионе: связка с налоговой

Склад, продажи и закупки во всех перечисленных системах устроены похоже. Разница проявляется, когда документ нужно отправить в налоговую:

• Казахстан: электронные счета-фактуры выписываются в ИС ЭСФ (esf.gov.kz).
• Узбекистан: ЭСФ с 1 января 2020 года обязательны для всех субъектов предпринимательства и проходят через аккредитованных операторов (Didox, Faktura.uz, Soliq Servis и другие) или личный кабинет на my.soliq.uz.
• Азербайджан: плательщики НДС с 2017 года выставляют электронные счета-фактуры (e-qaimə-faktura) через портал e-taxes.gov.az.
• Грузия: налоговые счета-фактуры по НДС выставляются в электронной системе Службы доходов на rs.ge.

Про Odoo без прикрас. В стандартной поставке есть модули для Казахстана (l10n_kz, l10n_kz_reports) и Узбекистана (l10n_uz, l10n_uz_reports): план счетов, налоги, баланс и отчёт о прибылях и убытках. Узбекский модуль появился в Odoo 19, и в той же версии добавилась базовая локализация для Грузии (l10n_ge) с планом счетов, налогами и отчётом по НДС. Готовых коннекторов к ИС ЭСФ, узбекским операторам ЭСФ, e-taxes.gov.az и rs.ge в стандартном Odoo нет, локализации для Азербайджана тоже нет. Эти интеграции мы делаем при внедрении. Если вам обещают, что система «из коробки» отправляет ЭСФ в вашей стране, попросите показать это вживую на тестовой базе.

Что сделать на этой неделе

1. Возьмите один реальный заказ за прошлый месяц и пройдите его путь: сколько программ, таблиц и чатов он затронул, сколько раз одни и те же данные вводились заново.
2. Попросите финансиста посчитать, сколько часов в месяц уходит на сверки остатков, оплат и закрытие периода.
3. Выпишите, какие документы вы обязаны отправлять в ИС ЭСФ, операторам ЭСФ, e-taxes.gov.az или rs.ge. Это первый вопрос к любому поставщику ERP.
4. Если вы сейчас на 1С и думаете о переходе, посмотрите, как устроен перенос данных из 1С, чтобы оценить объём заранее.

Если после первых двух пунктов окажется, что заказ проходит через одну программу и сверка занимает час, ERP подождёт. Если нет, у вас есть конкретные цифры для разговора с поставщиком.

Источники

1. Gartner Glossary: Enterprise Resource Planning (ERP)
2. IndustryWeek: Buyers Beware, Not All ERPs Are Manufacturing ERPs (T. Lee Wylie, история MRP, MRP II и ERP)
3. 1С: 1С:ERP Управление предприятием 2
4. 1С-Казахстан: 1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана
5. SAP: SAP Business One
6. Microsoft Learn: Business Central country and regional availability
7. Oracle NetSuite: Cloud ERP
8. Odoo: редакции Community и Enterprise
9. Odoo Documentation: Hosting (Odoo Online is not compatible with non-standard apps)
10. Odoo на GitHub: модуль l10n_kz (Kazakhstan - Accounting), ветка 19.0
11. Odoo на GitHub: модуль l10n_uz (Uzbekistan - Accounting), ветка 19.0
12. Odoo на GitHub: модуль l10n_ge (Georgia - Accounting), ветка 19.0
13. Информационная система электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ), Казахстан
14. Налоговый комитет Узбекистана на gov.uz: электронные счета-фактуры и операторы ЭСФ
15. Государственная налоговая служба Азербайджана: электронная счёт-фактура (e-qaimə-faktura)
16. Gegidze: Rs.ge in English (электронные счета-фактуры в системе Службы доходов Грузии)

Подробнее о внедрении: решения Odoo по отраслям · переход с 1С на Odoo